Se requiere Técnico o Tecnólogo en: Compras e Inventarios, Auxiliar Administrativo, Contabilidad sistematizada, Secretariado Contable. Descripción General del Cargo: Planear, organizar, dirigir y controlar actividades sobre Compras. Elaboración de requisiciones, órdenes de compra y seguimiento a proveedores, ingreso al sistema de mercancía y verificación de la mercancía en coordinación con el área de Bodega. Control de Inventarios. Asegurar los pedidos de venta internos sean tramitado de acuerdo a las fechas de entrega pactadas con el cliente y que la mercancía requerida por el cliente sea facturada con la documentación pertinente (factura, remisión, certificados etc.) Responsabilidades: 4.1 Garantizar que todas las herramientas necesarias para el normal funcionamiento de la organización se encuentren disponibles. 4.2 Mantener los stocks mínimos de productos de alta rotación y garantizar el stock de los productos para los cliente con los cuales se tienen órdenes de compra abiertas o programadas 4.3 Mantener actualizadas las cartas de distribución de proveedores. 4.4 Realizar y enviar órdenes de compras a los proveedores de productos y servicios, teniendo en cuenta lo solicitado por el cliente, asegurando que se cumplan con los requerimientos exigidos por los proveedores y la rentabilidad esperada por la organización. 4.5 Cumplir con los tiempos de entrega prometidos a los clientes y mantener máximo 90 días un pedido pendiente. 4.6 Mantener actualizados los libros de productos controlados por el Ministerio de Justicia. Así mismo asegurarse de tener vigente el certificado de carencia de sustancias controladas, enviar semestralmente o cuando lo requieran al ministerio de justicia el informe de movimiento de sustancias controladas y mantener vigente el permiso de INDUMIL. 4.7 Atender las visitas del Ministerio de Justicia. 4.8 Hacer seguimiento a las órdenes de compra enviadas a los Proveedores. 4.9 Enviar información de pago a los Proveedores. 4.10 Mantener actualizado el listado maestro y las condiciones pactadas con Proveedores. 4.11 Ingresar la mercancía al Software FOMPLUS, de manera codificada. 4.12 Realizar el respectivo reclamo al Proveedor cuando una mercancía no es conforme a lo requerido. 4.13 Realizar las notas contables a Proveedores. 4.14 Informar al personal interno si hay inconvenientes con la entrega de productos; solicitar prorrogas para contratos (Licitaciones) con carta soporte de los Proveedores. 4.15 Gestionar con agentes de carga internacional la importación de productos y/o equipos. 4.16 Archivar las órdenes de compras enviadas a los Proveedores. 4.17 Realizar y presentar indicadores mensuales de gestión del área de compras. 4.18 Evaluar y re-evaluar a los Proveedores. 4.19 Administrar la caja menor para los pagos de guías contra entrega, de fletes locales, transportes de mensajeros y asesores, compra de elemento de aseo y uso interno, pago de refrigerios visitas entre otros. 4.20 Programar capacitaciones de los Proveedores con el personal interno. 4.21 Asistir puntualmente a reuniones, comités de calidad y SST, charlas o cursos de capacitación, programas de inducción, reinducción, entrenamiento y mejoramiento establecidos por Dotaciones Químico Clínicas S.A.S. 4.22 Participar activamente en la implementación, mantenimiento y mejora de los sistemas de gestión de calidad y SST. 4.23 Llevar informe de las ordenes de compras recibidas, confirmar recibido y fechas de entrega. 4.24 Cumplir con los tiempos de entrega prometidos a los clientes y mantener máximo 30 días una remisión pendiente. 4.25 Llevar informe de contratos y licitaciones. 4.26 Asegurar que la mercancía correspondiente a licitaciones se encuentre disponible para cumplir en los tiempos pactados. 4.27 Tener actualizada las fechas de cierre de facturación de los clientes. 4.28 Facturar los pedidos correspondientes a las órdenes de compras (Contado y Crédito) así mismo llevar el archivo de esta. 4.29 Realizar dos cortes de facturación (10:00, 4:00). 4.30 Realizar todas las salidas del inventario ya sea por conceptos de facturación, prestamos, obsequios, daños, demostración, hurtos etc. 4.31 Ingresar notas débito y crédito en el sistema de facturación. 4.32 Atender las llamadas relativas a entregas y facturación de productos de los clientes. 4.33 Informar a su jefe inmediato sobre cualquier anomalía que afecte el curso normal y la calidad de productos. 4.34 Informar al personal interno si hay inconvenientes con la entrega o facturación de productos. 4.35 Realizar otras actividades o funciones que le sean asignadas ocasionalmente y tengan que ver con su campo de acción.